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            日常管理与服务

            英亚体育:2018年夏季毕业研究生离校前有关工作备忘

            来源: 发布时间 : 2018-04-17 点击量:

            本学期学位评定委员会暂定于2018年6月21日举行(具体以大学周表为准)。

            一、优秀研究生评选和科研成果申报

            2018届优秀研究生评。在校全日制应届毕业研究生(不含延期生)本人申报,学院(中心)按照广东外语外贸大学优秀研究生评选实施办法(试行)的要求初评、公示,报学校评审领导小组进行审定。并于5月25日-6月1日登录“智慧广外-研究生管理-研工管理-奖学金管理”提交。

            4月19日(周四)至5月3日(周四),2018年夏季毕业研究生科研成果登记与奖励申报工作。详情请关注研究生院网页通知。

            二、毕业研究生档案归档

            (一)《毕业研究生登记表》归档

            各研究生培养单位组织毕业研究生填写《毕业研究生登记表》(含博士生、硕士生,非学历研究生无需填写),填写时请参考附件1,收齐《登记表》后,连同附件2并加盖公章,于6月22日前交研究生院学工办归档,并与对应的研究生助理预约,详情可查看网页链接

            2017-2018学年度下学期研究生院档案室档案管理人员值班表http://gwyjs.gdufs.edu.cn/info/1031/5757.htm

            研究生院档案管理制度

            http://gwyjs.gdufs.edu.cn/info/1032/5193.htm

            (二)党员档案归档

            1、各学院(中心)需将2018年夏季毕业生党员档案于6月22日前到北校区研究生院档案室归档,并与对应的研究生助理预约,详情可查看上述(一)的内容。

            2、接党委组织部通知,各学院(中心)毕业生中办理暂缓就业的预备党员,需将暂缓就业预备党员材料保留在学院党委(总支)。各学院(中心)需在6月22日前到北校区研究生院档案室取走所有暂缓就业预备党员的相关材料,并与对应的研究生助理预约,详情可查看上述(一)的内容。

            (三)成绩单归档

            各学院(中心)需将2018年夏季毕业生成绩单于6月15日到北校区研究生院培养科(204室)归档。按如下要求填写《学院研究生成绩单归档登记表》,学院和研究生院盖章后的成绩单按照登记表的顺序排列。

            xxxx学院研究生成绩单归档登记表

            培养单位名称(盖章):              教务秘书签名:               时间:

            序号

            专业

            学号

            姓名

            是否提交成绩单

            备注

            1

            按照学号顺序排列,小号在前大号在后

            2

            3

            4

            5

            6

            7

            8

            9

            10

            (四)学位材料归档

            各学院(中心)须于6月22日-6月28日之间安排专人到北校区研究生院学位办(205)整理学位材料,具体要求另行通知。

            三、毕业研究生国家助学贷款事宜

            5月下旬组织研究生签订国家助学贷款还款确认书和承诺书。

             

            四、毕业典礼

            6月26日-29日,按照学校安排的时间组织研究生参加2018年夏季毕业典礼暨学位授予仪式,由校长亲自为每一位毕业生颁授学位。

            6月22日(周五),请各研究生培养单位派专人统一到研究生院101领取优秀研究生证书等。

             

            五、办理离校手续、领取证书

            (一)集中办理离校手续

            1、6月下旬,按照就业指导中心通知登陆“智慧广外〉离校管理”查阅离校手续。并按照学校有关规定,7月21日前退宿。

            2、特别提醒毕业生请勿在12月前注销中行卡,以免研究生科研奖励等奖助学金无法到帐。

            (二)领取证书

            1、6月22日上午9:00-12:00,下午2:00-5:00

            1)毕业证书:请以学院(中心)为单位到研究生院培养科领取非定向生的毕业证,联系电话36317190。

            学院(中心)按照离校管理系统要求,毕业研究生在相应业务办理完毕后,最后到各学院(中心)进行电子离校的确认,各学院(中心)发放毕业证书。

            2学位证书:请以学院(中心)为单位到研究生院学位办领。档缁36317163。

            2、针对定向生和非学历研究生领取证书安排:

            1)各学院(中心)需在6月22日前登记定向生学籍材料(人事档案)邮寄地址并发给学工办老师。暑假前研究生院档案室会将上述毕业生的毕业证及人事档案材料寄回其所在单位人事部门。 (如有不明,请参考《定向培养博士学位研究生合同书》或咨询招生办张老师36207044)

            2非学历研究生:档案整理完毕后,以班级为单位到研究生院学工办统一领取。

            3)商学院MBA研究生:所有毕业生的毕业证和档案,均以学院(中心)为单位到研究生院学工办统一领取。

             

            六、20187月21日前,2018年夏季毕业研究生档案整理完毕并完成相关派遣。研究生院档案室联系电话36206953,就业指导中心档案派遣电话36207021。

            七、研究生学籍表及毕业合影归档

            根据《广东外语外贸大学档案管理办法》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求,已毕业研究生的学籍表、成绩单及毕业合影于7月21日之前送交到档案馆(北校区行政楼219室),现就相关要求说明如下:

            (一)学籍表及成绩单整理要求

            1.每位研究生的学籍表和成绩单各一份,以班级为单位组成册,同届、同专业、同一个人的学籍表和成绩单必须装订在同一册内,册内按班级、专业、学号依次排序。仅有学籍表或仅有成绩单的,也必须放入册内。延期毕业的,在其实际毕业的年度整理归档。

            2.学籍表反面的成绩栏无需手工填写,待研究生毕业时各培养单位通过研究生信息管理系统打印成绩单(统一用A4纸打。。成绩单上必须加盖学院和研究生院的公章(公章一定要清晰工整);学生的成绩变动情况必须一并归档,如补考、缓考等信息。

            3.打印、盖章完毕后,将成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面,与学籍表一同打孔装订成册(装订夹可到校文具仓领。,也可用棉线按三孔一线打孔装订,请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。

            4.册内的每张有效页(含正反面,学籍表封面及无字的空白页除外)均需在其正面右下角、反面左下角的空白处标注页码,每册都从1开始,一册一个流水号。

            5.每册封面的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整,并注明“本册共××页”,经办人要签名并加盖学院公章。装订成册后不应随意增减,如有增减,必须修改相应页码和页数。

            6.每册封面的反面粘贴本册所有学生的相关信息。内容举例如下:

            XX学院XX专业研究生信息

            页次

            姓名

            性别

            学号

            专业

            1

            李红

            3

            张强

            ……

            10

            张三

            (页次是指该生学籍表在本册内的页码,如“张三”的学籍表在本册的第10页,“页次”栏请填写“10”)

            7.移交归档时须办理移交手续,填写《档案移交目录》一式两份(党办校办或档案馆网站下载),由本学院分管档案工作的院领导及经办人签名,并加盖公章。

            8.移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新,请及时联系档案馆以确保存档内容的真实、完整和可靠性。

            (二)毕业合影整理要求

            研究生毕业时各培养单位应组织拍摄毕业合影以作历史记录,并将合影名单附于合影背面(名单要与合影中的人物一一对应),毕业合影纸质版与学籍表、成绩单一同交来档案馆,移交目录也可以一同填写,电子版可直接发到葛文洁老师办公邮箱。

            (三)联系方式

                档案馆联系人:葛文洁,电话:36207005(内线7005),地址:北校区行政办公楼219室。

             

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